Privacyverklaring Sociaal team

Deze specifieke privacyverklaring is een aanvulling op de algemene privacyverklaring van de gemeente Aalsmeer. Daarin staat hoe de gemeente in het algemeen omgaat met persoonsgegevens.  

Waarom wij persoonsgegevens verzamelen  

Het Sociaal team heeft gegevens van u nodig om uw ondersteuningsvraag op te kunnen pakken en u te helpen aan de juiste hulp en ondersteuning. Hierbij zijn gegevens nodig zoals uw naam of telefoonnummer, maar ook uitleg over uw omstandigheden. Informatie uit gesprekken, afspraken of een ondersteuningsplan worden ook vastgelegd. Zo kan het Sociaal team zien wat er is afgesproken en wat er nodig is aan ondersteuning.

Om dit proces uit te kunnen voeren, hebben wij persoonsgegevens nodig. Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:  

• Het verwerken van uw aanmelding
• Het samen bekijken en onderzoeken wat er allemaal speelt in uw leven
• Het kijken naar veiligheid van alle mensen uit uw huishouden
• Contact met mensen in uw omgeving, professionals en collega’s binnen ons eigen Sociaal team die nodig zijn om uw situatie te verbeteren

Van wie wij persoonsgegevens verzamelen

Voor dit proces gebruikt de gemeente persoonsgegevens van alle mensen binnen uw huishouden, van professionals die bij u betrokken zijn en zo nodig van mensen in uw omgeving.  

Welke persoonsgegevens wij verzamelen

De gemeente kan hierbij de volgende soorten persoonsgegevens gebruiken:

• NAW-gegevens
• Geboortedatum
• Geslacht
• Nationaliteit
• Verblijfstitel
• E-mailadres
• Woon- en huurgegevens
• Gegevens over medebewoner(s)
• Gegevens over kinderen
• Gegevens over partner
• Telefoonnummer
• Postcodes met huisnummers
• Feiten en waarderingen over iemands gedrag, opmerkingen of eigenschappen
• Gegevens over persoonlijke omstandigheden
• Medische gegevens (alleen door BIG geregistreerde collega’s)
• Burgerservicenummer (BSN)
• Financiële gegevens, zoals inkomen en schulden

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om onze gemeentelijke taken uit te voeren.  

Waarom wij persoonsgegevens mogen opvragen en gebruiken

De gemeente verwerkt persoonsgegevens alleen als daar een grondslag voor is. Dat betekent dat wij hiervoor een goede reden hebben. 
Vaak kunt u de reden voor de verwerking van uw persoonsgegevens vinden in de AVG, in artikel 6, eerste lid, onder e. Het gaat daarbij om taken van algemeen belang of voor de uitoefening van openbaar gezag. Dit kan ook gelden als het college deze taken laat uitvoeren door een andere partij.  

Voor het opvragen van uw gegevens bij derden of het delen ervan vragen we om uw toestemming. Soms hebben wij ook toestemming van u nodig om informatie vanuit andere domeinen binnen de gemeente op te vragen. De gemeente is open, eerlijk en transparant over dit proces van persoonsgegevens opvragen. We hebben hierbij als uitgangspunt dat de gemeente een zorgplicht heeft. We moeten elke inwoner helpen als dit onder de wettelijke verantwoordelijkheid van de gemeente valt.

Welke wetten van toepassing zijn

Er is geen algemene wet die alle taken en verantwoordelijkheden van gemeenten voor het sociaal domein regelt. De gemeente moet zich houden aan verschillende specifieke wetten en regels, zoals:

• De Jeugdwet
• Artikel 7 in de Participatiewet
• Artikel 1.2.1, hoofdstuk 2 en 5 in de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO)
• Artikel 3 in de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs)
• De Wet BIG, Wet zorg en dwang, Wet verplichte GGZ, WGBO
• De Wet tijdelijk huisverbod

De bron van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij nodig hebben om u en uw huishouden goed te kunnen helpen, ontvangen wij gedeeltelijk van uzelf. Daarnaast vragen wij gegevens op bij andere partijen. Wij ontvangen allereerst gegevens van de melder. Hier geeft u zelf toestemming voor.  

Er zijn verschillende manieren waarop gegevens bij ons terecht komen via de melder, zoals:

• Een professional die met uw toestemming uw hulpvraag bij ons heeft gemeld
• Een zorgmelding waarbij er gevraagd wordt om contact op te nemen met een inwoner waar zorgen om zijn (denk aan iemand met onbegrepen gedrag of een vervuilde woning)
• Een tijdelijk huisverbod
• Een verzoek voor een verkennend onderzoek vanuit de Wvggz
• Een melding door Veilig Thuis of de Jeugdbescherming om een situatie vanuit ons vrijwillig kader op te pakken

Tijdens de verdere ondersteuning vragen wij altijd uw toestemming voor het ontvangen van informatie van mensen. Dat kunnen mensen zijn in uw omgeving of professionals die al betrokken zijn of nog betrokken moeten worden om u te kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan een huisarts, een andere afdeling binnen de gemeente, een familielid dat kan helpen of een professional binnen de hulpverlening.

Wie de persoonsgegevens ontvangen

Wij delen uw persoonsgegevens niet met andere partijen zonder uw toestemming. Onze ondersteuning is vrijwillig en u kunt zelf bepalen welke gegevens wij wel of niet delen met anderen.  

Het kan voorkomen dat een situatie zo dringend of onveilig is dat het Sociaal team geen toestemming kan of hoeft te vragen. Er wordt dan altijd een zorgvuldige afweging gemaakt waarom het belangrijk is om zonder toestemming informatie te delen. Hierover wordt u altijd achteraf geïnformeerd.

Hoelang wij persoonsgegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de genoemde doelen. Sommige gegevens moeten we bewaren volgens de regels van de selectielijst van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Dit zijn de (wettelijke) bewaartermijnen op basis van de Archiefwet. We moeten uw gegevens 20 jaar bewaren nadat de begeleiding is gestopt. Als u geen begeleiding krijgt, bewaren we uw gegevens 5 jaar. Bij een afgebroken begeleiding bewaren we de gegevens 6 weken.

Geautomatiseerde besluitvorming

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Uw situatie wordt altijd beoordeeld door een hiervoor aangestelde medewerker van de gemeente. Het Sociaal team bestaat uit experts op verschillende gebieden die ook samen uw situatie kunnen beoordelen.

Meer informatie 

Wilt u meer weten over de verwerking van uw persoonsgegevens, uw rechten en hoe u contact op kunt nemen met de Functionaris Gegevensbescherming? Dan kunt u terecht op de privacypagina van de gemeente Aalsmeer.